Privacy Policy
Privacyverklaring Hooqd B.V.
Laatst bijgewerkt: 22-04-2026
Hooqd B.V., gevestigd aan Marketing 35, 6921 RE Duiven, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens
- Website: https://www.hooqd.com
- Adres: Marketing 35, 6921 RE Duiven
- Telefoon: 026 234 0560
- KvK: 99656043
Functionaris Gegevensbescherming Bas Kamermans is de Functionaris Gegevensbescherming van Hooqd B.V. en is bereikbaar via bas@hooqd.com.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Hooqd B.V. verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.
Via het contactformulier en reguliere correspondentie
- Voor- en achternaam
- Bedrijfsnaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- IP-adres
- Overige informatie die je zelf actief aan ons verstrekt in correspondentie
Via onze AI-chatfunctie
Zie de aparte sectie Gebruik van onze AI-chatfunctie hieronder.
Via het gebruik van onze website
- IP-adres
- Internetbrowser en apparaattype
- Gegevens over je gebruik van onze website (pagina's, klikgedrag, sessies) — zie sectie Cookies
Wij verwerken géén bijzondere persoonsgegevens zoals BSN, medische gegevens of gegevens over religie.
Gebruik van onze AI-chatfunctie
Op onze website bieden wij een AI-gestuurde chatfunctie aan waarmee je vragen kunt stellen over onze producten en dienstverlening. Omdat dit een specifieke vorm van verwerking betreft, lichten wij dit hieronder apart toe.
Welke gegevens worden verwerkt
- De inhoud van de berichten die je in de chat invoert
- De antwoorden die door het AI-systeem worden gegenereerd
- Technische metadata: tijdstip, sessie-identifier, IP-adres, browser- en apparaatinformatie
- Eventuele contactgegevens (naam, e-mail, telefoon) die je zelf in de chat deelt
Waarschuwing: deel geen gevoelige gegevens
De AI-chat is bedoeld voor algemene vragen over onze producten en dienstverlening. Wij adviseren je uitdrukkelijk geen gevoelige persoonsgegevens (zoals BSN, bankgegevens, medische gegevens, wachtwoorden of paspoortgegevens) in de chat te delen. Gebruik voor dergelijke zaken ons reguliere contactkanaal via info@hooqd.com.
Doel van de verwerking
- Het beantwoorden van jouw vragen
- Het verbeteren van de kwaliteit en juistheid van onze antwoorden
- Het opvolgen van relevante commerciële vragen via ons reguliere klantproces
Verwerkers en doorgifte
De AI-chat maakt gebruik van technologie van OpenAI, L.L.C. (Verenigde Staten). De inhoud van jouw berichten wordt hiervoor verzonden naar servers van OpenAI. OpenAI treedt op als verwerker voor Hooqd B.V. op basis van een verwerkersovereenkomst (DPA).
Doorgifte naar de Verenigde Staten vindt plaats op basis van het EU-US Data Privacy Framework en/of de Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie. OpenAI gebruikt de via de API verzonden berichten niet voor het trainen van haar modellen.
De chatlogs zelf worden opgeslagen op onze eigen infrastructuur binnen de Europese Unie.
Bewaartermijn
Chatlogs worden maximaal 6 maanden bewaard, tenzij een gesprek aanleiding geeft tot een klantcase of offerte — in dat geval kan de relevante inhoud langer worden bewaard als onderdeel van het klantdossier.
Grondslag
Gerechtvaardigd belang (klantenservice en productverbetering), en waar van toepassing jouw toestemming.
Doeleinden en grondslagen van de verwerking
Verwerking
Doel
Grondslag (art. 6 AVG)
Contactformulier
Beantwoorden van vragen, opvolgen offerteaanvragen
Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang
AI-chat
Klantenservice, productverbetering
Gerechtvaardigd belang / toestemming
Analytics (Google Analytics, Microsoft Clarity)
Inzicht in websitegebruik, verbeteren van de site
Toestemming
E-mail/telefonisch contact
Dienstverlening en relatiebeheer
Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang
Geautomatiseerde besluitvorming
Hooqd B.V. neemt geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die voor jou rechtsgevolgen hebben of jou in aanzienlijke mate treffen. De AI-chat genereert antwoorden, maar neemt geen bindende beslissingen over klanten of aanvragen — opvolging gebeurt altijd door een medewerker.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens zijn verzameld:
Categorie
Bewaartermijn
Contactformulier-gegevens (niet-klanten)
24 maanden na laatste contact
Klantgegevens
Duur van de relatie + wettelijke bewaartermijnen (o.a. 7 jaar fiscaal)
AI-chatlogs
6 maanden
Google Analytics
2 maanden
Microsoft Clarity
3 maanden (standaard Clarity-retentie)
Server-/toegangslogs
30 dagen
Delen van persoonsgegevens met derden
Hooqd B.V. deelt persoonsgegevens alleen met derden als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met alle verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten.
Partij
Land / regio
Doel
Gegevens
OpenAI, L.L.C.
Verenigde Staten
AI-chatverwerking
Chatberichten, metadata
Google LLC (Analytics, Tag Manager)
Verenigde Staten
Websitestatistieken en tagbeheer
IP-adres (geanonimiseerd), gebruikersgedrag
Microsoft Corporation (Clarity)
Verenigde Staten
Sessie-analyse en heatmaps
IP-adres, interactiegegevens
Amazon Web Services (S3)
EU (Frankfurt)
Opslag website-assets en uploads
Geüploade bestanden en bijbehorende metadata
Doorgifte buiten de EER
Voor verwerkingen door OpenAI, Google en Microsoft worden gegevens doorgegeven naar de Verenigde Staten. Deze doorgifte vindt plaats op basis van het EU-US Data Privacy Framework en/of de Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie, aangevuld met aanvullende technische en organisatorische waarborgen. De opslag bij Amazon Web Services vindt plaats binnen de Europese Unie (regio Frankfurt).
Cookies en vergelijkbare technieken
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het bezoek aan onze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone.
Hooqd B.V. gebruikt de volgende categorieën cookies:
Functionele en noodzakelijke cookies
Deze cookies zijn nodig voor het goed functioneren van de website en worden zonder toestemming geplaatst.
Cookie
Aanbieder
Doel
Bewaartermijn
Cookiebanner-cookie
Hooqd
Vastleggen van jouw cookievoorkeur
12 maanden
Sessie-cookies
Hooqd
Technische werking website
Sessie
Analytische cookies (toestemming vereist)
Cookie
Aanbieder
Doel
Bewaartermijn
_ga, ga*
Google Analytics
Bijhouden van geanonimiseerd websitegebruik
Maximaal 13 maanden
_clck, _clsk, CLID
Microsoft Clarity
Sessie-opname en heatmaps
Maximaal 12 maanden
Daarnaast laden wij Google Tag Manager op onze website. Tag Manager plaatst zelf geen cookies, maar beheert het laden van bovenstaande analytische scripts.
Bij je eerste bezoek aan onze website vragen wij via de cookiebanner jouw toestemming voor het plaatsen van analytische cookies. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken of wijzigen via de cookie-instellingen onderaan onze website.
Meer informatie over cookies vind je op https://veiliginternetten.nl/wat-zijn-cookies/
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je:
- Het recht om je toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken
- Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking
- Het recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit)
- Het recht op beperking van de verwerking
Je kunt een verzoek hiertoe sturen naar info@hooqd.com.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, kunnen wij je vragen je te legitimeren. Indien je een kopie van je identiteitsbewijs meestuurt, verzoeken wij je daarin je pasfoto, MRZ, paspoortnummer en BSN onleesbaar te maken ter bescherming van je privacy.
We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek.
Klacht indienen
Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Hooqd B.V. neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Denk daarbij aan:
- Versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS)
- Toegangsbeheer op basis van rollen
- Logging en monitoring
- Periodieke back-ups
- Verwerkersovereenkomsten met alle externe partijen
- Bewustwordingstraining voor medewerkers
Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@hooqd.com.